【學習】會議溝通與引導-向上管理篇

9/8 會議溝通與引導-向上管理篇

一直覺得開會的目的是要解決問題，而不是拿來抒發情緒。

開會應該是結論導向，而不是引發更多的問題。

但實際在工作上，常常有開不完的會，
沒有結論的會議、重複一樣的問題的會議、一言堂的會議。

還有同事自嘲自己是「會長」，天天都在開會的「會長」。
雖然我的會議沒有多到這麼誇張，
但還是在找尋可以優化會議的方法。

今天上的「會議溝通與引導-向上管理篇」就受收穫滿多的。
我從中學到了一些實用的方法想跟大家分享：

ORID焦點討論法

Objective 客觀性問句，為了問出「事實」
Reflection 反應性問句，為了問出「感受」
Interpretive詮釋性問句，為了問出「觀點」
Decisional決定性問句，為了問出「討論後的行動」

利用焦點討論法的問句有技巧性地依序引導提問，
可以用在會議的一開始、議程中、結束會議前都可以用。
協助我們在會議上把議題先作發散思考後，
再聚焦作討論出結論並且行動。

敦國老師在課程提到
「將提案變成可快速發散收斂的共同討論」，
利用ORID讓會議有效率並在會議結束時有行動方案。

心裡想的和口說的要一致

很多時候我們想的跟我們做的都有一些差距，
今天上課的時後敦國老師舉出一個滿經典的例子，
每次開完會，主管問大家「還有沒有問題要問的？」，
大家都會不約而同的沉默，
一來可能是不知道要問什麼問題，
二來可能是議題的結論主管已經決定好了，為什麼還要這樣問呢？

主管可能是想問「這樣大家都清楚了嗎？」
或者是「有不清楚的地方嗎？」
這種問句就會讓聽的人比較知道該怎麼回答，比較不會一堆黑人問號。

可見要練習心口一致真的沒這麼簡單，
不過這個倒是時時刻刻都可以拿出來練習，這也是訓練溝通的一環。

換位思考

透過今天的課程，發現一個很奇妙的事情，
我們做了提案的規模越大，我們準備的時間越長，
等到會議上提案給高階主管們的時候，
我們都希望能快速地得到回應，
但這對主管來說，被要求快速做決定是會有不安全感的。

高階主管對於提案製作的過程完全沒有參與，
所以會對提案有質疑，想要加入自己的想法，
對提案的方方面面提出修改的建議，
這相對也拉長了會議的時間，
或著增加了會議的次數。

理解主管為什麼要一直改提案的東西後，
敦國老師建議我們在製作提案的過程中就詢問主管們的意見，
要一直不斷的跟他們做對焦的動作，讓他們參與其中。
要讓大家都感覺到這件事情是一起討論出來的，
這樣會提高對提案的認同感。
進而在會議上的時候，就會提高效率，縮短議程。

時時來練習這些招數吧

敦國老師說當一個人在會議上作改變，
其他同仁看到你做了改變之後的效果不錯，他們也會想要跟進的。

開會的時候就算只是坐在邊邊與會的同仁，
我覺得也可以觀察每一場會議的過程，
想一下有沒有哪個部分是可以把上課中學的東西帶進去，
在腦中模擬一下，讓自己做做練習。


以上就是今天課程收穫的分享，
希望看完的你會喜歡。